Neuausrichtung der Liegenschafts-, Bau- und Gebäudeverwaltung in Niedersachsen
Projektauftrag
Optimierung der Querschnittsbereiche zur Bewirtschaftung von Gebäuden und Liegenschaften durch Konzentration der Aufgaben und Anbindung an das Bau-, Liegenschafts- und Gebäudemanagement in Niedersachsen. Basierend auf einer umfassenden Bestandsaufnahme des Personal- und Sachmitteleinsatzes werden im Rahmen einer Aufgabenkritik die Aufgaben der Hausdienste, zentralen Servicebereiche und des Beschaffungswesens dahingehend überprüft, ob sie
• entfallen oder
• privatisiert werden können,
• zentral wahrgenommen werden oder
• bei der nutzenden Verwaltung verbleiben.
Wesentliche Aufgabe des Projektes ist es, den Eigenleistungsanteil zu reduzieren, Synergieeffekte zu nutzen und Kostenreduzierungen bei den Sachmitteln zu erzeugen.
Projektziel
Durch Konzentration und Zentralisation der Aufgaben des infrastrukturellen Gebäudemanagement in der Bau-, Liegenschafts- und Gebäudeverwaltung sollen Synergieeffekte genutzt und durch betriebswirtschaftliche Steuerungsinstrumente Einsparungen sowohl im Stellenbereich als auch bei den Bewirtschaftungs- und Beschaffungskosten erzielt werden. Dabei sollen Strukturen und Prinzipien der privaten Wirtschaft hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit überprüft werden und die weitere Konzentration der Verwaltung auf ihre Kernaufgaben unterstützt werden. Ziel der Neustrukturierung der Aufgaben soll die Steuerung der Erbringung von Dienstleistungen sein, nicht die Eigenerledigung.
Ausgangssituation
Die Aufgaben des Gebäudemanagements sind in Niedersachsen unterschiedlichen Einrichtungen zugeordnet: Die Eigentümerfunktionen, also die Vermögensinteressen werden vom Landesliegenschaftsfonds wahrgenommen. Dieser stellt den Nutzern die Liegenschaften auf der Grundlage eines Überlassungsvertrages gegen Entgelt zur Verfügung. Für die Bauunterhaltung der Gebäude ist - abgesehen von kleineren vom Nutzer selbst zu beauftragenden Arbeiten - das Staatliche Baumanagement zuständig. Die mit dem Betrieb (der Nutzung) eines Gebäudes zusammenhängenden Aufgaben werden grundsätzlich dezentral von dem jeweiligen Nutzer bzw., wenn mehrere Nutzer in einer Liegenschaft untergebracht sind, von dem Hauptnutzer erledigt.
Zur Erzielung einer höheren Wirtschaftlichkeit bei der Nutzung sind jedoch bereits einzelne Elemente des technischen Gebäudemanagements zentralisiert bzw. sind dazu vorgesehen:
- Beschaffung von Strom durch vom Staatlichen Baumanagement durchgeführte landesweite Ausschreibung.
- Ausschreibung von Reinigungs- und Wartungsleistungen durch das Staatliche Baumanagement. Die Verträge selbst werden von dem jeweiligen Nutzer geschlossen.
- Die Überwachung der betriebstechnischen Anlagen und die fachtechnische Beratung der Nutzer durch das Staatliche Baumanagement zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit.
Dem Nutzer verbleibt also regelmäßig die klassische Hausverwaltung einschließlich der Hausmeisterdienste. Sonstige für den Dienstbetrieb erforderliche, aber nicht mit der Gebäudenutzung unmittelbar zusammenhängende Aufgaben hat die jeweilige staatliche Einrichtung selbst wahrzunehmen bzw. ausführen zu lassen:
- Pförtnerdienst, Bewachung
- Beschaffungen
- Post- und Botendienst
- Fahrdienst
Landesliegenschaftsfonds und Staatliches Baumanagement gehören zum Geschäftsbereich des Finanzministeriums und arbeiten bei organisatorischer Selbständigkeit eng zusammen. Die Koordination und Steuerung beider Verwaltungen geschieht in der Abteilung 2 des Finanzministeriums.
Ein Ländervergleich zeigt, dass bundesweit Anstrengungen unternommen werden neben der Bau- und Liegenschaftsverwaltung auch die Gebäudebewirtschaftung zu optimieren, um durch Synergien Einsparungen zu erzielen. Dabei ist festzustellen, dass der Bereich des infrastrukturellen Gebäudemanagements immer mehr in den Focus gerät. In 5 Bundesländern werden zentrale Querschnittsaufgaben, die weitestgehend dem sog. infrastrukturellen Gebäudemanagements zugerechnet werden durch die Bau-, Liegenschafts- oder Gebäudeverwaltung wahrgenommen. Der Aufgabenzuschnitt ist dabei sehr unterschiedlich. Neben dem klassischen technischen Gebäudemanagement werden zunehmend Aufgaben der zentralen Hausdienste, wie Gebäudereinigung, Wartung der betriebstechnischen Anlagen, Pflege der Außenanlagen, Pförtner- und Hausmeisterdienste sowie die Beschaffung dem Kernbereich der Bau-, Liegenschafts- und Gebäudeverwaltung zugerechnet. Dieser Prozess ist am weitesten in Schleswig-Holstein gediehen.
Am 01.07.1999 wurde in der Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts die GMSH (Gebäudemanagement Schleswig-Holstein) gegründet. Der Betrieb stützt sich auf drei Säulen: Bundes- und Landesbau, Gebäudebewirtschaftung, Zentrale Beschaffung. Neben den klassischen Aufgaben der Bauverwaltung werden von der Gebäudewirtschaft folgende Leistungen erbracht:
• Hausmeister-, Hausarbeiter- und Haushandwerkertätigkeiten
• Reinigungsdienste
• Sicherheitsdienste
• Pflege der Außenanlagen
• Energiemanagement
• Ver- und Entsorgung
• betriebstechnisches Gebäudemanagement
• Liegenschaftsverwaltung
• Drittmietvertragsverwaltung und
• Raumbedarfsdeckung.
Darüber hinaus hat der Bereich der Zentralen Beschaffung die Aufgabe, den Standardbedarf und auf Wunsch auch den Sonderbedarf für sämtliche Landesbehörden und sonstigen Träger der öffentlichen Verwaltung zu beschaffen. Im Online-Betrieb kann unter 40.000 Artikeln von rd. 600 Lieferanten gewählt werden. Rd. 700 "Kunden" der Verwaltung sind an das System angeschlossen. Zentralisiert ist in diesem Fall die Beschaffung, nicht aber die Verteilung der Beschaffung.
Organisation/Rechtsform
Der Ländervergleich zeigt weiter, dass der Landesbetrieb derzeit die häufigste Organisationsform im Bereich des Bau-, Liegenschafts- und Gebäudemanagements darstellt. Bei den 12 betrachteten Flächenländern finden sich 8 Landes- oder Staatsbetriebe, teilweise noch getrennt in Baubereich und Liegenschaftsbereich, eine Anstalt des öffentlichen Rechts (s. o.), die Rechtsform "Sondervermögen" und vier klassisch gegliederte Landesverwaltungen.
Projektarbeit
Folgender Aufgabenbereich soll aufgabenkritisch hinsichtlich der Möglichkeit einer Konzentration in einer zentralen Bau-, Liegenschafts- und Gebäudeverwaltung untersucht werden:
• Pförtner und Sicherheitsdienste
• Hausmeisterdienste
• Poststellen und Botendienste
• Kopierdienste - Copy - Shop
• Arbeitssicherheit, Arbeitsschutz
• Einrichtung zentraler Kraftfahrdienste, Fahrzeugpool
• Reinigungsdienste
• Wartungsdienste
• Zentrale Beschaffungen (Material und Gerät)
• Vertragsmanagement
Der Projektauftrag umfasst die folgenden Einzelprojekte:
• Neuordnung, Übernahme oder Organisation der Pförtner- und Sicherheitsdienste, der Reinigungsdienste, der Poststellen-Dienste, von "Copy-Shop"-Leistungen und der Botendienste in den Liegenschaften und zwischen den Dienststellen.
• Zentrale Ausschreibung von liegenschaftsbezogenen Leistungen und Beschaffungen (Materialien und Geräte) sowie für eine Verwaltung der liegenschaftsbezogenen Verträge und Materialien, Organisation der Materialausgabe.
• Neuordnung, Übernahme oder Organisation der Hausdienste (Hausmeister, Hofarbeiter, Handwerker), Pflege der Außenanlagen, von zentralen Angeboten für Aufgaben im Bereich der Arbeitssicherheit und Arbeitschutz.
• Neuordnung des Kraftfahrdienstes durch zentrale Steuerung und Einrichtung von Fahrzeugpool, zentrale Fahrzeugbeschaffung.
• Erstellung eines regionalisierten Bewirtschaftungskonzeptes und Erarbeitung von Vorschlägen zur haushaltsrechtlichen und buchungstechnischen Abwicklung.
Ziel eines regionalen Bewirtschaftungskonzeptes ist es, die Dienstleistungen unter den wirtschaftlichsten Bedingungen zu organisieren und dabei die Synergieeffekte der Zentralisierung unter Berücksichtigung der jeweiligen regionalen Anforderungen zu nutzen. Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Dienstleistungen im Sinne von Konzentration auf die Kernaufgaben privatisiert bzw. ggf. durch Dritte wirtschaftlicher erbracht werden können.
Einsparpotentiale
Die Ergebnisse einer Prüfung des Landesrechnungshofes aus dem Jahr 2004 lassen bei den Querschnittsaufgaben in der derzeitigen Betriebsform Stelleneinsparungen in einer Größenordnung von ca. 25 bis 30 % in den einzelnen Aufgabenfeldern möglich erscheinen. Erfahrungen aus Schleswig-Holstein bestätigen diese Einschätzungen. Bei der Gebäudereinigung und der Wartung betriebstechnischer Anlagen lassen sich durch Zentralisierung bis zu 15 % einsparen. Durch eine zentrale Beschaffung von Sachmitteln und der gemeinsamen Ausschreibung von Dienstleistungen werden Einsparungen in gleicher Größenordnung erwartet. Erfahrungen aus Schleswig-Holstein gehen sogar von Einsparungspotentialen von bis zu 40 % aus. Zusätzlich sind die Synergieeffekte bei der Konzentration im Bereich der Querschnittsaufgaben zu quantifizieren.