Beantwortung der Mündl. Anfrage der CDU zur E-Mail Nutzung der Mitglieder der Landesregierung

Vorbemerkung des Abgeordneten

Die New York Times berichtet in ihrer Ausgabe vom 2. März 2015, dass die ehemalige Außenministerin der Vereinigten Staaten von Amerika, Frau Hillary Rodham Clinton, während ihrer Dienstzeit ausschließlich über eine private E-Mail-Adresse per E-Mail korrespondierte und keine dienstliche E-Mail-Adresse während ihrer vierjährigen Amtszeit genutzt habe. Die New York Times berichtet weiterhin, dass hierin eine Verletzung US-amerikanischer Bundesgesetze zur Aufzeichnung von Akten zu sehen sein könnte. Kommentatoren sehen hierin eine Belastung der Präsidentschaftskandidatur von Frau Hillary Rodham Clinton.

Auch in Niedersachsen ist die Kommunikation mittels E-Mails inzwischen Bestandteil der Verwaltungs- und Regierungstätigkeit.

1. Welche Regeln gelten in Niedersachsen für die Benutzung privater E-Mailkonten durch Mitglieder der Landesregierung?

Die Mitglieder der Landesregierung genießen bei der Benutzung privater E-Mailkonten zu privaten Zwecken die gleichen Freiheiten wie jeder andere Bürger. Es steht ihnen insbesondere frei, sämtliche private Korrespondenz über E-Mail abzuwickeln und hierzu einen E-Mail-Dienstleister ihres Vertrauens in Anspruch zu nehmen.

Soweit die Frage darauf zielt, welche Regelungen für die Benutzung privater E-Mailkonten zu dienstlichen Zwecken durch Mitglieder der Landesregierung in Niedersachsen gelten, sei hierzu das Folgende ausgeführt:

In seiner 18. Sitzung am 30. Juli 2014 hat der niedersächsische IT-Planungsrat die Informationssicherheitsrichtlinie über die Nutzung des E-Mail-Dienstes (ISRL-E-Mail-Nutzung) beschlossen, die anschließend als Gemeinsamer Runderlass des Ministeriums für Inneres und Sport, der Staatskanzlei und der übrigen Ministerien (Nds. MBl. 2014, S. 592) veröffentlicht wurde. Diese ISRL definiert Mindestanforderungen für die Informationssicherheit beim E-Mail-Dienst. Der Entwurf der ISRL-E-Mail-Nutzung wurde gem. Nr. 6.1.2 der ISLL von dem Informationssicherheitsbeauftragten der Landesverwaltung unter Beteiligung der ISB der Sicherheitsdomänen entwickelt. Die ISRL-E-Mail-Nutzung enthält neben der verbindlichen Richtlinie im engeren Sinne als Anlage eine Muster-Dienstanweisung. Diese beschränkt sich nicht allein auf Sicherheitsanforderungen, sondern greift auch allgemeine Fragen der E-Mail-Nutzung auf. Insbesondere schreibt sie die „Empfehlungen für die Nutzung des E-Mail-Dienstes“ der StS-Runde vom 9. Januar 2012 fort. Hierdurch hat die niedersächsische Landesregierung insbesondere die notwendige ressortübergreifende Vereinheitlichung der Regelungen in der Landesverwaltung erfolgreich durchgeführt. Gleichzeitig ist durch ihren empfehlenden Charakter gewährleistet, dass ausreichend Raum bleibt, die spezifischen Anforderungen einzelner Behörden in eigener Zuständigkeit zu regeln.

Die ISRL zur Nutzung des E-Mail-Dienstes sieht vor, dass die automatische Weiterleitung von E-Mails auf Postfächer außerhalb des Landesnetzes zu untersagen ist. Außerdem ist für Posteingänge die Nutzung privater E-Mail-Adressen für dienstliche Zwecke nicht gestattet. Die ISRL und damit auch diese Vorschrift sind nach dem o. g. Beschluss des IT-PLR bis zum 30. Juni 2015 umzusetzen. Als Regelung für die Nutzung privater Email-Accounts ist z.B. im Innenministerium geplant, die Nutzung durch Dienstanweisung grundsätzlich auszuschließen, in eng begrenzten Ausnahmefällen jedoch zuzulassen

2. Nutzen oder nutzten Mitglieder der Landesregierung wie Frau Hillary Rodham Clinton private E-Mail-Konten für die Erledigung ihrer Dienstgeschäfte? Wenn ja, in welchen Fällen?

Die ehemalige Außenministerin der USA und Senatorin des US-Bundesstaates New York, Hillary Rodham Clinton, ist nicht Mitglied der Niedersächsischen Landesregierung, so dass über das konkrete Nutzerverhalten keine Kenntnisse vorhanden sind. Eine Abfrage beim US-State Department oder dem Büro der Senatorin hätte erkennbar in der zur Verfügung stehenden Zeit keinen Erfolg.

Der Presse war jedoch zu entnehmen, dass Frau Clinton grundsätzlich ihre Dienstgeschäfte von ihrem privaten Account aus erledigt haben soll. Dieses ist in der Landesregierung nicht ansatzweise Praxis.

Die Nutzung privater E-Mail-Konten durch Mitglieder der Landesregierung erfolgt nur in seltenen Einzelfällen, etwa wenn eine Anfrage an die private E-Mail-Adresse der jeweiligen Ministerin oder des jeweiligen Ministers gerichtet wurde oder es technische Probleme mit der dienstlichen E-Mailadresse gab.

3. Wie stellt die Landesregierung sicher, dass E-Mails von Mitgliedern der Landesregierung archiviert werden, um eine zeitgeschichtliche Dokumentation und Transparenz des Regierungshandelns zu ermöglichen?

Grundsätzlich gelten für E-Mails die gleichen Regelungen und Vorgaben, u. a. auch zur Aufbewahrung, wie für den sonstigen behördlichen Schriftverkehr. Dies schließt auch E-Mails von Mitgliedern der Landesregierung ein.

Für ein nachvollziehbares und transparentes Verwaltungshandeln sind vollständige und beweiskräftige Akten zu bilden (Nr. 2.1 Sätze 1 und 2 Nds. Aktenordnung). Elektronisch empfangene, erstellte oder versandte vorgangsrelevante Dokumente sind bei papiergebundener Aktenführung auszudrucken und zusammen mit den Geschäfts- und Bearbeitungsvermerken zu den Akten zu nehmen (Nr. 7.3 Nds. Aktenordnung). Dementsprechend sind alle für die Vorgangsbearbeitung relevante E-Mails – soweit die Vorgänge in Papierform geführt werden – zu den Akten, im Übrigen in das jeweilige Dokumentenmanagementsystem zu übernehmen (vgl. auch ISRL-E-Mail-Nutzung).

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen ist der gesamte nach den vorstehenden Vorgaben entstandene behördliche Schriftverkehr auszusondern und dem Niedersächsischen Landesarchiv (NLA) zur Übernahme anzubieten (Nrn. 9 und 10 Nds. AktenO, § 3 Abs. 1 Satz 1 NArchG). Das NLA hat die Aufgabe, aus diesem Schriftgut das Archivgut zu ermitteln und dieses dann zu übernehmen, zu verwahren, zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen und nutzbar zu machen (§ 1 Abs. 1 NArchG). Archivgut ist das Schriftgut, das von bleibendem Wert für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, für die Sicherung berechtigter privater Interessen oder für die Forschung ist (§ 2 Abs. 2 NArchG). Die Entscheidung, ob es sich um Archivgut handelt, trifft das NLA (§ 3 Abs. 4 NArchG). Ob und inwieweit hierunter auch E-Mails von Mitgliedern der Landesregierung fallen, richtet sich bei dieser Bewertung nach dem Gegenstand und Inhalt des jeweiligen Schriftgutes; allein die Eigenschaft „E-Mail eines Mitglieds einer Landesregierung“ begründet keine Archivwürdigkeit.

Soweit das NLA ausgesondertes Schriftgut nicht als archivwürdig bewertet und deshalb nicht übernimmt, ist das Schriftgut umgehend zu vernichten (Nr. 10 Satz 4 Nds. AktenO).