Projekt 19 Einführung von Scanverfahren
Bei der Digitalisierung von Papierdokumenten werden zwei Möglichkeiten unterschieden: Das kopierende Scannen schreibt die Aufbewahrung des Papieroriginals nach dem Scanvorgang vor. Bei dem ersetzenden Scannen wird das eingescannte Papierdokument nach einer angemessenen Aufbewahrungszeit vernichtet.
Die Umsetzung des Projektes soll in drei Ausbaustufen erfolgen und umfasst die Konzeptionierung der Scanlösungen sowie die Bereitstellung der benötigten Scan- und Hardware über das Leistungsverzeichnis des Landesbetriebs IT.Niedersachsen.
Die erste Ausbaustufe ermöglicht ein Scanverfahren mit bereits vorhandener Büroausstattung. In dieser Ausbaustufe werden vorrangig noch Papier- oder Hybridakten erforderlich sein, da das ersetzende Scannen unverhältnismäßig bzw. aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist. Die zweite Ausbaustufe befähigt die Posteingangsstellen der Behörden unter Beachtung der technischen Richtlinie 03138 - Ersetzendes Scannen - (TR RESISCAN), die eingehenden Papierdokumente zu digitalisieren. Mit der dritten Ausbaustufe soll eine zentrale Scanlösung für eine zentrale Posteingangsstelle des Landes geschaffen werden. Die dort eingehenden Papierdokumente werden digitalisiert und über die elektronische Aktenverwaltung an die zuständigen Behörden zur Bearbeitung weitergeleitet. Eine Festlegung auf eine der beschriebenen Ausbaustufen ist nicht notwendig, da alle Ausbaustufen untereinander kombiniert nutzbar sind.
Die Umsetzung der ersten Ausbaustufe ist bereits erfolgt. Im Herbst 2023 wird voraussichtlich die zweite Ausbaustufe zur Verfügung stehen. Die Umsetzung der dritten Ausbaustufe soll Mitte 2024 abgeschlossen sein.