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Telearbeit: Bestandteil der Verwaltungsmodernisierung

Ein Sachstandsbericht von Detlev Blechner


Alternierende Telearbeit ist zum festen Bestandteil der Verwaltungsmodernisierung geworden. Seit Dezember 2000 werden fortlaufend Telearbeitsplätze eingeführt. Die insgesamt positiven Erfahrungen der bisher beteiligten Dienststellen ermutigen dazu.Im Rahmen der Verwaltungsmodernisierung und der Neuorganisation der Landesverwaltung zeichnet sich ab, dass noch andere telekooperative Arbeitsformen an Bedeutung gewinnen werden. Neben der alternierenden Telearbeit, die weiterhin ausgebaut wird, soll auch Telearbeit in Satellitenbüros und mobile Telearbeit eingeführt werden.

Die bisherige Vereinbarung zur Telearbeit gemäß §81NPersVG wurde mit den Gewerkschaften weiterentwickelt. Nun muss vom Kabinett noch beschlossen werden, wie die neuen Arbeitsformen eingeführt werden.

Erfahrungen mit der Telearbeit

In den vergangenen Einführungsphasen, Pilotprojekt und Erprobung, wurden die grundsätzlichen Ziele der Telearbeit wie eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, eine Steigerung der Produktivität und Motivation erreicht. Befragungen der Telearbeitenden zeigen eine eindeutige Steigerung der eigenen Motivation und eine hohe Akzeptanz durch die direkten Kollegen. Häufig zeigen direkte Kollegen ein hohes Eigeninteresse an Telearbeit.

Die direkten Vorgesetzten kommen ebenfalls zu einem positiven Ergebnis. Sie würden jederzeit wieder ein positives Votum für die Veränderung des Arbeitsplatzes aussprechen und sehen ihre Vorgesetztenfunktion als kaum beeinträchtigt an. Weiter stellen sie fest, das sich die Führungsanforderungen verändern und ein ergebnisorientierteres Führungsverhaltens durch Zielvereinbarungen einen anderen Stellenwert erhält.

Für einige Dienststellen zeichnen sich bereits bei einzelnen alternierenden Telearbeitsplätzen Einsparpotentiale ab. Voranalysen zeigen, dass bei einer konsequenten Einführung, der Nutzung festgestellter Produktivitätssteigerung sowie der Umsetzung von Einsparmöglichkeiten alternierende Telearbeit gewinnbringend wird.

Für die alternierend arbeitenden Telearbeitenden haben sich bereits einige persönliche Einspareffekte gezeigt, z.B. die Einsparung von Fahrtkosten oder die Nutzung steuerlicher Vorteile. Um die Kosten für die Dienststellen zu senken und damit die Telearbeitenden die steuerlichen Vorteile nutzen können, wird zukünftig keine Kostenpauschale für das häusliche Arbeitszimmer mehr bezahlt.

Darüber hinaus kann auf die Möbel der Dienststelle am häuslichen Arbeitsplatz verzichtet werden, wenn die eigenen Möbel genutzt werden sollen, und diese den erforderlichen Standards entsprechen. Gleichzeitig sollte die Mehrfachnutzung des dienstlichen Arbeitsplatzes berücksichtigt werden.

Ausblick auf Kunden und Beschäftigte

Im Februar 2004 erschien eine repräsentative Umfrage zum allgemeinen Thema "Deutschland Online 2003 – 2008". Die Studie führt u.a. aus, dass sich bei den befragten Bürgern und Unternehmen sowohl die persönliche Haltung zum Internet als auch die Handhabung von IuK-Technologien im Alltagsgebrauch positiv verändert hat und sich zukünftig steigern wird.

Die befragten Bürger und Unternehmen erwarten ein besseres Angebot, eine höhere Qualität bei den Internetdienstleistungen und eine Steigerung der Leistungsfähigkeit bei den Netzzugängen. In Verbindung zum öffentlichen Dienst sehen sie z.B. ein wachsendes Interesse an der Bereitstellung von E-Government-Dienstleistungen, für die sie auch Gebühren zahlen würden.

Mit der zunehmenden Verbreitung wird auch ein produktiver Nutzen einhergehen. Besonders die befragten Unternehmen erkennen dies. In der verstärkten Einführung von Telearbeitsformen sehen sie z.B. eine Chance zur Verbesserung der Kundenorientierung, eine flexible Optimierung von Prozessketten und Möglichkeiten zur Neuorganisation von Dienstleistungen mit gleichzeitig kostensenkenden Effekten.

Insgesamt leitet die Studie aus Unternehmenssicht eine Wirtschaftssektor übergreifende Steigerung des Anteils an Telearbeitsplätzen ab. Auch die Bürger sehen in der Telearbeit eine Arbeitsform der Zukunft und zeigen eine hohe Bereitschaft berufliche Tätigkeiten von zu hause aus auszuführen.

Ausbau telekooperativer Arbeitsformen

Gleicht man die Ergebnisse der Studie mit den Erfahrungen anderer Organisationen mit Telearbeitserfahrungen ab, so bestätigen sich die positiven Erfahrungen und die Erwartungen, die mit standortverteilten Arbeitsprozessen in Verbindung gebracht werden.

Auffällig ist, dass die meisten Organisationen telekooperative Arbeitsformen häufig noch nicht als festen Bestandteil einer Gesamtstrategie betrachten. Häufig wird Telearbeit nur begrenzt als Steuerungselement in einer zukunftsweisenden Organisationskultur oder zur Organisationsentwicklung gesehen. Oft stehen eher individuelle Interessenlage einzelner Mitarbeiter im Vordergrund, die man nicht verlieren möchte oder deren Arbeitszeitmodell erweitert oder flexibler werden soll.

Damit Telearbeit sein volles Potential entfalten kann, sollte sie aber nicht nur punktuell genutzt werden, sondern als eine Arbeitsform gesehen werden; die Freiräume schafft, sie muss als ein "Emanzipationsmodell" wahrgenommen werden, und in ein breites und modernes Organisationskonzept eingebettet werden.

In vielen Aussagen und Beiträgen zur Telearbeit werden bei den Vorteilen zuerst ökonomische Aspekte genannt, wie: Kosten senken, die Arbeitsproduktivität steigern, den Raumbedarf verkleinern und neue Personalressourcen erschließen.

Diese kurzfristigen wirtschaftlichen Vorteile sollten immer mit übergeordneten Zielen im Rahmen eines Gesamtkonzeptes kombiniert werden: Telearbeitsformen entfalten sich dann am stärksten, wenn sie zum Ausdruck einer neuen Organisationskultur werden, in der Hierarchien verflacht werden und den Beschäftigten mehr Selbstverantwortung, mehr Gestaltungsmöglichkeiten, mehr Eigeninitiative überlassen wird. Die Erfahrungen zeigen, dass dies zu einer gesteigerten Arbeitsmotivation und zu positiven Arbeitsergebnissen führt.

Bei der anstehenden Ausbreitungsphase von Telekooperationsformen in der Landesverwaltung muss die Wirtschaftlichkeit stärker in den Vordergrund treten. Legt man für die Bewertung z.B. das Konzept der "erweiterten Wirtschaftlichkeit" zu Grunde, kann die Nutzen-Kosten-Bilanz für eine Dienststelle insbesondere dann positiv ausfallen, wenn nicht nur einzelne sondern mehrere Telearbeitsplätze innerhalb eines Organisationsbereiches geschaffen werden.

Bei einer relativ großen Zahl von Telearbeitsplätzen innerhalb einer Dienststelle bzw. eines Referats; lassen sich durch die Auswahl des angemessenen Telekooperationskonzeptes in Verbindung zum passenden Technikkonzept relativ schnell Rationalisierungseffekte und Einsparungen erwirtschaften. Bei konsequenter Einführung von Telearbeitsformen könnten diese zu einem Kernelement der Verwaltungsmodernisierung werden; und sowohl als Ziel, als auch als Mittel für ein zukunftsorientiertes E-Government dienen.

Telearbeits-Interessierte und die Eignung der Arbeit

Durch den Grundsatz der Freiwilligkeit zur Telearbeit geht das Engagement einen Telearbeitsplatz zu bekommen bisher von den Beschäftigten aus. Die meisten Telearbeitenden sind Beschäftigte, die es gewohnt sind, selbständig professionelle Leistungen zu erbringen, also Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, die bereits von ihrem Habitus her engagiert und flexibel sind und eine Bereitschaft für Veränderungen im Arbeitsleben zeigen. Sie verfügen über eine gute Ausbildung, vorhandene Berufserfahrungen und Fachkompetenz.

Die Motive zur Ausübung von Telearbeit unterscheiden sich in soziale oder politische Beweggründe, als die geläufigsten gelten:

 Beschäftige in der Familienphase mit Erziehungsaufgaben für Kinder und Jugendliche

 Beschäftige mit Betreuungs- und Pflegeaufgaben von Verwandten und Mitmenschen

 Beschäftige mit Leistungsminderung durch Alter, Krankheit, Rekonvaleszenz

 Beschäftige mit anerkannten Behinderung

 Ältere Beschäftige die Telearbeit statt Altersteilzeit nutzen

 Teilzeit-Beschäftigte, die sich einen flexiblere Zeiteinteilung wünschen oder gewonnene Fahrtzeit in Arbeitszeit umwandeln möchten

 Beschäftige mit aufwendigen Arbeitswegen, schlechter ÖPNV-Anbindung oder langen Fahrtzeiten

 Reformbetroffene, die bei Verlagerung oder Auflösung von Dienststellen durch die Telearbeit ihre Beschäftigung und ihren Wohnort sichern möchten

Die Entscheidung welche Funktionen, Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten für Telearbeit geeignet sind steht im Mittelpunkt. Bereits im Pilotprojekt zeigte sich, dass nahezu alle Verwaltungsaufgaben, die bisher an Bildschirmarbeitsplätzen wahrgenommen werden in alternierender Telearbeit oder zumindest in einer der anderen Telearbeitsformen ausgeübt werden kann.

Um die Telearbeitspotentiale erfolgreich erschließen zu können, ist ein konzeptionelles Vorgehen unerlässlich. Die zentralen Ergebnisse des bisherigen Einführungsprozesses bilden zwei Konzepte. Der Leitfaden zur Einführung von Telearbeit und das Konzept zur alternierenden Telearbeit, in denen das zeitliche und inhaltliche Vorgehen sowie die entscheidenden arbeitsorganisatorischen Gestaltungsmerkmale benannt werden.

Diese Organisationskonzepte dienen den Beteiligten als Schulungs- und Handlungsgrundlage, die notwendigen Vereinbarungen zur Telearbeit in Abhängigkeit von den spezifischen Anforderungen des Telearbeitsplatzes zu erkennen, zu erproben und festzuschreiben.

Betriebskosten und technischer Standard

Kommunikations-, sowie Informations- und Netztechnik verbessern kontinuierlich die Kooperations- und Datenschutzanforderungen bei der Telearbeit. Gleichzeitig führen sinkende Hardware,- und stabile Softwarepreise sowie ein ansteigender Leistungsumfang zu einer Reduzierung der Investitions- und Betriebskosten.

Die Kosten für Anschlüsse und die Gebühren für Leitungsverbindungen sind im freien Markt in den letzten Jahren deutlich gesunken; darüber hinaus werden die Preise verhandelbarer. Insgesamt werden die Kosten transparenter und planbarer. Diese Situation unterstützt den Ausbau der Telearbeit.

Je nach Einführungsstand und der Abhängigkeit von den Aufgaben- und Datenschutzanforderungen haben in den Dienststellen der Landesverwaltung in der Erprobungsphase verschiedene Technikstrukturen den Vorrang erhalten. Sie lassen sich momentan grob in vier unterschiedliche IT-Varianten unterscheiden:

• Ca. 80% Standard PC mit Speicher, "Laufwerken", Zubehör und Multifunktionsgerät.

• Ca. 10% Standard Notebook mit Speicher, "Laufwerken", Zubehör und Multifunktionsgerät (mobiler Einsatz zu Haus, Dienstelle, Kunde).

• Ca. 5%Terminal–Server–Lösungen. Standart PC ohne eigene Speichermedien. Datensicherung auf dem Dienstellenserver.

• Ca. 5% Thin–Client–Lösung. Nur Datenbearbeitung zuhause, Datenverarbeitung und -sicherung auf dem Dienststellenserver

Die beiden Server-Lösungen erlauben die Bearbeitung großer Datenmengen bei gleichzeitig hohem Datenschutz. Die Datentransfermengen sind geringer, so dass ein ISDN-Anschluß ausreicht. Die häuslichen IT-Investitionen sind niedriger anzusetzen. Zugleich erfordern diese Varianten aber Investitionen in einen zusätzlichen Server in der Dienststelle, dessen Leistungsumfang von der Zahl der extern angebundenen Telearbeitsplätze abhängt. Die Bildschirmarbeit ist nur mit einer stehenden Online-Verbindung möglich.

Für die Online-Anbindung von häuslichen und mobilen Telearbeitsplätze in das Landesintranet gibt es zwei Möglichkeiten, den ISDN- oder DSL-Anschluß. Fast alle Telearbeitsplätze sind über ISDN eingebunden. Der DSL-Anschluß wird teilweise erprobt, ist aber leider nicht flächendeckend in Niedersachsen vorhanden.

Veränderte Anforderungen erfordern Personalentwicklung

Bei der Einführung von Telearbeitsplätzen richten unerfahrene Organisationen und Telearbeits-Interessierte ihr hauptsächliches Augenmerk meist zuerst auf die technischen Anforderungen und die Grenzen der technischen Machbarkeit, erst zweitrangig werden Veränderungen für die Arbeitsorganisation und die Kooperationspartner betrachtet.

Natürlich bedingt Telearbeit eine gesteigerte Technikkompetenz und die Bereitschaft sich mit Technikanwendungen und -bedienung auseinander zusetzen. Doch es zeigt sich, dass die Barrieren bei den Anwendern zunehmend schwinden. Aus den Erfahrungen der letzten Jahre lässt sich der Schluss ziehen, dass sich durch die Technikfortentwicklung, Schulung und die Anwendungserfahrung diese Barrieren zukünftig immer schneller auflösen lassen.

Von daher ist heute nicht mehr entscheidend, ob bei der Einführung der Telearbeit die Technik oder das Soziale im Vordergrund steht, entscheidend sind vielmehr die bereits vorhandenen Kompetenzen der Beteiligten. Mit der flächendeckenden Einführung und Nutzung entsteht ein wachsender Wissens,- Beratungs- und Kommunikationsbedarf der durch OE/PE- sowie IT-Fachkompetenzen unterstützt werden muss.

In der folgenden Ausbauphase ist davon auszugehen, das Dienstellen Telearbeit in einer höheren Zahl als bisher einführen oder Beschäftigte in dezentralen räumlichen Bereichen ansiedeln. Ziel dieses Vorgehens ist es, eine höhere Optimierung zu erreichen und Synergien besser nutzen zu können.

Durch veränderte Organisationsabläufen und Zuständigkeiten sehen sich Vorgesetzte und Beschäftigte mit neuen Anforderungen konfrontiert. Besonders die Vorgesetzten sehen bei einem Ausbau der Telearbeit den Bedarf an passenden und anwendbaren Managementmethoden sowie veränderten Führungsformen.

Um einen Einführungsprozess erfolgreichen zu gestalten ist es daher notwendig im Vorfeld der Einführung die unterschiedlichen Gruppen durch zielgerichtete OE/PE-Maßnahmen vorzubereiten und dann fortlaufend zu unterstützen. Die Maßnahmen müssen der Zielgruppe entsprechend entwickelt, gebündelt und angewandt werden. Die bisherigen positiven Ergebnisse bestätigen dieses Vorgehen.

Organisation der Einführung

Bisher hat das Innenministerium mit dem WA der Universität Hannover und dem SiN die verschiedenen OE-/PE-Maßnahmen entwickelt und durchgeführt. Die IT-Unterstützung und -Beratung erfolgte durch das izn oder die örtlichen IuK-Verantwortlichen der Dienststellen.

Die erreichten Zielgruppen waren Führungskräfte, Telemanager, Telearbeitende und Dienststellenvertreter/innen aus den Bereichen Personalverwaltung, Organisation, IuK-Technik sowie die Interessenvertretungen.

Das konzeptionelle Vorgehen hat bei den Beteiligten für Transparenz, Akzeptanz und Vertrauen bei der Einführung der Telearbeit gesorgt und für die Dienststellen die Grundlage für die überwiegend positive Erfahrungen mit der Telearbeit gelegt.

Die wenigen abweichenden Ergebnisse haben gezeigt, dass eine alleinige Vorgehensweise der Dienststellen gegenwärtig noch keinen erfolgreichen Einführungsprozess der Telearbeit in Niedersachsen garantiert. Wenn das Kabinett den Ausbau bei gleichbleibender Qualität der Telearbeit anstrebt, bedarf es deshalb weiterhin einer Gesamtverantwortung und der Entwicklung nachhaltiger Supportstrukturen für die Koordination.

Abschließend ist festzustellen, dass bei den Beschäftigten nach wie vor ein großes Interesse an Telearbeit besteht. Trotz oder vielleicht wegen der anstehenden Veränderungen in der Verwaltung erreichen mich regelmäßig Anfragen wie es den nun mit der Telearbeit weitergeht.

Dipl.-Sozialwissenschaftler Detlev Blechner, Organisationsberatung und Projektmanagement, Tel. 0511–2109550, Fax 0511-2109555

Detlev.Blechner@wa.uni-hannover.de

Quellen

Deutscher Unternehmertag / Wirtschaftsjunioren Hannover e.V., 2003, Telearbeit – Erfahrungen aus der Praxis – Deutsche Telekom AG

Holtrop, Döpfner, Wirtz, 2004, Deutschland Online, Entwicklungsperspektiven der Medien und Internetmärkte

izn - mail, 2004, Virtual Private Network im iznNet

izn - mail, 2001, Telearbeit in Niedersachsen – Einführung läuft zügig an

izn - mail, 1999, Technikfolgenabschätzung zur Telearbeit

Land Nordrhein-Westfalen, 2003, Evaluation der Telearbeitsplätze im Innenministerium des Landes Nordrhein-Westfalen, Abschlussdokumentation

Niedersächsisches Ministerium für Frauen, Arbeit und Soziales, 2002, Gender Mainstreaming in Niedersachsen, Alternierende Telearbeit effektiv einsetzten

Niedersächsisches Innenministerium, 2001, Telearbeit – Einen innovative Arbeitsform mit vielen Vorteilen

Niedersächsisches Innenministerium, 2000, Pilotprojekt Telearbeit: Flexiblere Arbeitszeit durch Telearbeit, Schlussbericht

Staatliches Rechnungsprüfungsamt Lüneburg, 2003, Telearbeit in der niedersächsischen Landesverwaltung

Stadt Duisburg, 2004, Abschlussbericht Pilotprojekt Telearbeit

Süddeutsche Zeitung, 2003, Surfen zum neuen Job, Studie zur Bedeutung des Internets für die deutsche Wirtschaft

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